Бывало у вас такое — упираетесь, пытаясь распланировать свою жизнь и время, а что-то не складывается.
То времени не хватает, то сил нет на задуманное, то страшно становится от одной мысли что все, что вы запланировали нужно сделать?
Вы сталкивались с тем, что не смотря на безупречное, казалось бы, планирование многие задачи так и не были решены?
У вас опускались руки после всего этого?
Вы успокаивали себя словами «это не для моего характера» или «мир меняется настолько быстро, что им просто невозможно управлять» ?
Ни к чему опускать руки. Нужно просто научиться диагностировать проблемы, связанные с планированием, исправить найденные ошибки и перестать винить себя в неспособности планировать свою жизнь или впахивать до посинения пытаясь выполнить невыполнимое.
Сегодня я расскажу о семи технических ошибках планирования. Это методические ошибки, которые легко исправить. Главное их распознать. Как только вы осознаете, что такая ошибка имеет место быть в вашей методике планирования — вы вносите корректировки в свои действия и проблема решена.
Ошибка № 1: Для выполнения задач не отводится конкретного времени и места в расписании.
Составляя перечень задач многие люди не задают себе такого важного вопроса: Когда и где я планирую это сделать?
Если вы думаете, что сделаете это в свободное время, то вы глубоко ошибаетесь — свободного времени у вас не будет. Всевозможных дел и планов на самом деле всегда оказывается больше, чем времени необходимого для их выполнения.
Исправление ошибки: Если что-то кажется вам действительно важным, включите это дело в свой план. Вы не сможете взяться за задачу, пока не отведете ей определенный интервал времени в вашем плане.
Ошибка № 2: Вы отводите для выполнения задачи неподходящее время.
Задача включена в ваш график, но вы по-прежнему не можете приступить к ее выполнению. Возможно, что вы запланировали выполнение этой задачи в неподходящее время.
Каждый из нас имеет свои жизненные ритмы и циклы — кто-то «жаворонок», то есть наиболее активен и полон энергии с раннего утра, кто-то наоборот «сова» и не может заставить себя работать утром, а к вечеру достигает своего энергетического пика.
Исправление ошибки: Согласуйте запланированное время выполнения поставленных перед собой задач с вашими естественными ритмами и циклами изменения энергии.
Ошибка № 3: Вы существенно занизили время работы с задачей.
Многие люди не реалистично оценивают объем работы, которую они способны выполнить за день. Если время, которое вы выделили для исполнения всех ваших существенно меньше времени, которое реально затрачивается на эти дела, то вы просто не сможете их все выполнить или даже приступить к выполнению части дел. Это, как правило, происходит на начальных этапах планирования. С приобретением опыта вы поймете свои реальные возможности.
Исправление ошибки: Как только вы начинаете понимать, что пытаетесь «запихнуть не запихуемое» начните более точно рассчитывать объем предполагаемой работы. Не бойтесь завышать предполагаемые временные затраты. Пусть лучше у вас будет запас времени, чем его катастрофическая нехватка. Случайно освободившиеся промежутки времени можно использовать для выполнения мелких десятиминутных дел из вашего списка или просто используйте это время для отдыха и расслабления.
Ошибка № 4: Есть тот, кто лучше подходит для данной задачи.
Многие думают, что все нужно делать самому. Да нас с детства так учили! Ты должен уметь делать и это и то, «.. и повар и конюх и плотник..». И обратиться к кому-нибудь за помощью это признак слабости. На самом деле сейчас все не так. Есть люди профессионалы, которые сделают за вас в десятки раз лучше. Представьте картину: Вы решили поменять сантехнику самостоятельно не имея особых компетенций в этом деле. Затратили свое время — нашли и посмотрели ролик на Yutube как менять кран на кухне, потом как менять подводку и т.д. Вы уже практически выучились на сантехника (в кавычках конечно). Начинаете менять кран.. и тут что-то пошло не так — воду забыли перекрыть, забыли купить какую-нибудь прокладку или переходник, столкнулись с другой непредвиденной проблемой. А может просто стоило заплатить профессиональному сантехнику и получить результат не теряя своего драгоценного времени?
Исправление ошибки: Осознайте, что есть люди, которые могут выполнять некоторые задачи лучше чем вы и будут это делать с удовольствием. А вы, пригласив их на работу избежите проблем, головной боли и сердечного приступа. Учитесь делегировать.
Ошибка № 5: Задача слишком сложная.
Вы никак не можете приступить к задаче поскольку он чрезмерно сложна. Кроме того вы прекрасно можете понимать, что задача сложна, и , даже «охватить взглядом» весь тот ужас, который вас ожидает.
Исправление ошибки: Вопрос: Как съесть слона? Ответ: Сразу целиком не реально, а вот по кусочкам вполне возможно. Тот же принцип применим к сложным задачам. Здесь есть два решения. Первое — попытайтесь разделить сложную задачу на более простые логически понятные и не пугающие вас задачи. Далее запланируйте их выполнение на разное время, что бы иметь возможность переключаться и, таким образом отдыхать от задачи выполняя ее. Второе решение — для сложных задач, которые нужно сделать одномоментно. В спокойной обстановке, в момент составления плана «визуализируйте» — представьте все этапы выполнения задачи. Обязательно запишите на листке все визуализированные этапы. На следующий день, в запланированный вами интервал положите перед собой листок с этапами и просто бездумно начинайте выполнять все эти этапы. Вы будете приятно удивлены результатом.
Ошибка № 6: Вы не можете вспомнить что нужно сделать.
Если у вас нет списка задач в блокноте или на листке или в приложении для заметок или в каком либо другом осязаемом виде, то к части задач вы даже не приступите по той причине, что вы их даже не вспомните. Это звучит банально, но это действительно так. Всего не упомнить. Даже если у вас замечательная память, вы рискуете не вспомнить что вы запланировали на после обеда на 15:00. Мы живем в суетливом ритме, постоянных прерываниях, переключениях.
Исправление ошибки: Составляйте списки своих дел. Всех дел, которые важно исполнить. Составляйте план на день, на неделю на месяц. Периодически просматривайте общий список, вычеркивайте исполненные дела и добавляйте новые.
Ошибка № 7: Ваше рабочее пространство организованно не достаточно хорошо.
Вы можете составлять отличные планы с адекватно рассчитанным временем на все задачи, но если ваше рабочее пространство организованно не правильно, то вы будете снова и снова тратить время на поиск нужной информации, инструментов, материалов на своем рабочем столе. Вы будете снова и снова искать телефон сотрудника, предварительно найдя файл с телефонными номерами своих сослуживцев, затем вспоминая как называется его отдел или номер комнаты. Гораздо проще распечатать часто используемые контакты сотрудников и повесить в визуальном доступе на определенное место.
Исправление ошибки: Решение простое и очевидное — организуйте свое рабочее пространство так, чтобы вы могли быстро и удобно получать доступ к нужным вам материалам, ресурсам и информации. На этот процесс может уйти от одного до двух дней. Не всегда стоит делать все за один раз — можно проводить организацию рабочего места постепенно, по зонам. Например, сегодня рабочий стол (канцтовары, калькуляторы, телефоны, факсы, принтеры), завтра окружение (постоянная визуальная информация — календарь, списки частых контактов, справочная информация и т.д.), потом рабочий стол компьютера, папки с файлами, ссылки и ярлыки, далее шкафы, системы хранения документов и т.д. Включайте фантазию.
Надеюсь эта информация вам будет полезной.
