Внешние факторы, которые мешают вам управлять своей жизнью. К их числу относятся факторы среды, которая вас окружает. Вы не можете их контролировать, но тем не менее они так или иначе влияют на вас, накладывая ограничения на ваши возможности планирования и самоорганизации. Как только вы признаете наличие таких факторов — вы перестаете себя напрасно винить и находите эффективные способы обойти или уменьшить негативное влияние этих факторов на вашу жизнь.
Внешний фактор №1. Нереально большой объем работы. Иногда вы сталкиваетесь с ситуацией, когда перед вами поставлен огромный объем работы. Вследствие технических ошибок планирования или из-за индивидуальных психологических особенностей. Но бывает, что причина такому стечению обстоятельств внешние факторы, которые от вас не зависят, и вам просто необходимо признать, что вы перегружены.
Возможно вы работаете и одновременно учитесь, или на работе кто-то из помощников/сотрудников ушел в отпуск, а кто-то заболел и вы остались одни наедине с объемом работы, рассчитанном на несколько человек. А может оказалось так, что произошло наслоение трудозатратных дел, как иногда бывает — раз и накладывается все одно на другое. И список ваших дел мгновенно увеличивается до размеров, которые вы никак не ожидали.
Если вы столкнулись с одной из подобных проблем, вам необходимо пересмотреть свой график, в не зависимости от того, сколько будет длиться напряженная ситуация, и сосредоточиться на режиме самосохранения.
— Будьте снисходительны и добры к самому себе;
— Избавьтесь от посторонних дел, упростите или делегируйте их выполнение другим;
— Значительно снизьте требования к качеству выполнения — сейчас вам главное удержаться на плаву.
Внешний фактор №2. Проблемы со здоровьем. Когда вы чувствуете себя плохо и ваш организм ослаблен, очень трудно сделать то, что вы запланировали. Темп вашей жизни может снизиться из-за депрессии, расстройства концентрации внимания, многочисленных стрессов и других факторов, о которых вы даже не подозреваете. Если уже длительное время вы чувствуете постоянную усталость, вялость, апатию или сонливость, это может быть вызвано самыми различными расстройствами — проконсультируйтесь у врача, не связано ли это с проблемами организма. Не пренебрегайте заботой о своем здоровье — больные люди никому не нужны, хоть это и звучит цинично, но задумайтесь, ведь это действительно так!
Время от времени все мы подхватываем насморк, простуду и большинство считает, что в этот период можно спокойно работать в том же активном ритме, увы это не так. Берегите свое здоровье, пересматривайте свои планы с учетом вашего состояния. Здоровье — оно у вас одно. Кто-то скажет, что здоровье можно купить — да, в некоторых случаях можно, но нужно ли доводить себя до этой ситуации?
Внешний фактор №3. Вы попали в полосу перемен. Иногда в вашей жизни происходят кардинальные перемены, которые могут «выбить вас из колеи». Таких ситуаций в жизни масса: развод, свадьба, смерть близкого человека, рождение ребенка, переезд, смена места работы, выход на пенсию и т.д. Что происходит в этом случае? Старую схему поведения вы применять уже не можете, а новую еще не выработали. Там, где раньше было выделено время для определенных действий теперь пустое окно, которое не понятно чем занять. Вы сбиты с толку, дезориентированы.
Когда вы попали в полосу перемен в жизни — определите для себя первоочередные цели и попытайтесь создать новую базовую схему, структуру жизни, поведения. При этом учитывайте, что она может меняться. Всегда начинайте с установки одной или двух контрольных точек, или «якорей» и выстраивайте схему жизни отталкиваясь от них. Например, на новой должности у вас появились новые обязанности. Проанализируйте, как часто и в какие сроки их нужно выполнять, что вам для этого нужно, и определите для себя в какую часть вашего расписания нужно поставить их выполнение. Начинайте действовать сообразно вашему новому плану постепенно подбирая более подходящее время и условия для выполнения этих новых обязанностей. Ваш изначальный план в режиме «полосы перемен» — это эскиз, или схема целей и путей их достижения в первом приближении. Не пытайтесь сделать сразу все на отлично, делайте по шагам, отталкиваясь от своих начальных установок-якорей.
Внешний фактор №4. Окружающая среда с высоким уровнем помех. Среда с высоким уровнем помех становится проблемой даже для тех, кто в совершенстве освоил планирование и управление временем. Звонки клиентов, обращения коллег за помощью, совещания, необходимость ответа на запросы по электронной почте, работа с людьми, телефонные звонки — все это в большинстве случаев трудно предугадать. Менеджеры по продажам, PR-специалисты, руководители, брокеры и трейдеры, консультанты — все они работают в среде с высоким уровнем помех и эта работа требует от них отзывчивости и предельной внимательности к другим людям.
Как же можно справиться с обстановкой с высоким уровнем помех? Признавая ее существование и отводя ей место. Оставьте достаточно резервных блоков в своем графике для задержек, форс-мажора, помех, препятствий и кризисов. Затем создайте для себя небольшой оазис времени, которое будет полностью в вашем распоряжении — «режим подводной лодки». Отключите телефон, уведомления, уйдите туда, где вас никто не найдет и не потревожит, попросите заменить вас или вставайте по утрам пораньше.
Этот временной оазис позволит вам восстановить силы и пополнить запас энергии. Если вы молодая мама, кормящая грудью и страдаете от недосыпания — попросите близких иногда покормить младенца смесью из бутылочки и дать таким образом вам отдохнуть и выспаться. Если вы проводите много времени в поездках и в ожидании используйте это время в качестве «плавающего оазиса». держите при себе материалы с которыми вы сможете поработать в часы ожиданий и поездок.
Внешний фактор №5. Неорганизованный партнер. Если в вашей жизни есть человек, чья неорганизованность или безответственность регулярно наносит вам ущерб — начальник, сотрудник, клиент или деловой партнер. ребенок, супруг или супруга — вам необходимо разрешить это противоречие для того, чтобы устранить собственную злость или раздражение и сохранить нормальные отношения с этим человеком. Попытайтесь перетянуть его на свою сторону — расскажите о тонкостях тайм-менеджмента и начните работать совместно над его и своим графиком и совершенствованием.
Если вы не сможете сделать этого, вам придется искать решение в процессе переговоров. Помните, что хорошие переговоры всегда начинаются с определения общих целей, которые объединяют вас и вашего партнера. Этим вы устраните отчуждение и любые враждебные и оборонительные настроения и вместе с партнером по переговорам окажетесь “по одну сторону баррикад”.
Если этот партнер – ваш начальник, вашей общей целью может стать наибольшая эффективность производства. Если это ваш супруг целью может стать создание гармоничной семьи и уютного дома. Как только вы согласовали общую цель, вы можете объяснить, каким образом лично вы вкладываете свое время и работаете для достижения этой цели. Ваш партнер может и не согласиться с вашим выбором усилий, необходимых для достижения общей цели, и в этом случае вы можете пойти на компромисс и придти к соглашению, как использовать ваше время наиболее эффективно.
Если же ваш партнер по переговорам согласен с тем, как вы используете свое время, вы можете объяснить ему, как его манера в последний момент менять свое мнение и планы подрывает ваши усилия, направленные на достижение общей цели. Затем, как одна команда, вы можете, используя метод “мозгового штурма”, найти творческие идеи и способы избежать хаоса в совместной работе.
Возможно, вам не удастся полностью решить проблему, но, обсуждая ее в поисках точек соприкосновения и общих интересов, вы сможете избежать возмущения и обиды и будете работать как одна команда, пытаясь найти решение. Главное – устранить ощущение безысходности и не чувствовать себя жертвой обстоятельств, чтобы иметь возможность строить жизнь, которая приносит вам положительные эмоции и удовлетворение.
Удачи!
